Uudistus ei ensisijaisesti kevennä prosesseja, vaan selkeyttää vastuuta: hankinnan keskeiset valinnat (menettely, vaatimukset, vertailuperusteet ja poikkeukset) on pystyttävä osoittamaan oikeudellisesti ja tosiasiallisesti perustelluiksi. Käytännössä muutos näkyy lisääntyvänä ennakointina ja systemaattisuutena koko hankintapolun ajan, sekä kasvavana tarpeena yhdenmukaisille toimintamalleille ja osaamiselle.
Miksi hankintalakia uudistetaan?
Lainsäätäjän näkökulmasta nykyisessä järjestelmässä on tunnistettu kolme rakenteellista ongelmaa, jotka heikentävät kilpailua ja markkinoiden toimivuutta:
- merkittävä osa hankinnoista toteutetaan ilman todellista kilpailua
- hankinnat keskittyvät toistuvasti samoille toimittajille
- sidosyksiköitä käytetään tavalla, joka käytännössä muistuttaa suorahankintaa
Uudistuksen tavoitteena on puuttua näihin ilmiöihin ja palauttaa kilpailulliset mekanismit osaksi normaalia hankintatoimintaa.
Keskeiset muutokset käytännössä
1. In house -hankinnat rajoittuvat
Uudistus rajaa sidosyksiköiden kautta toteutettavia hankintoja. Osa hankinnoista, jotka aiemmin voitiin toteuttaa ilman kilpailutusta, tulee jatkossa kilpailuttaa avoimessa menettelyssä.
Vähimmäisomistusvaatimus sidosyksiköissä
Lakiluonnoksen mukaan hankintayksikön on omistettava vähintään 10 % sidosyksiköstä voidakseen tehdä suoran hankinnan ilman kilpailutusta. Tämä muuttaa erityisesti yhteisiä palvelurakenteita, joissa omistusosuudet ovat hajautuneita.
Muutos vaikuttaa erityisesti pieniin kuntiin ja yhteisiin palveluverkostoihin ja edellyttää hankintamallien uudelleenarviointia sekä varautumista lisätyöhön ja kustannuksiin.
2. Markkinakartoitus osaksi normaalia prosessia
Markkinakartoituksesta tulee kiinteä osa hankintaprosessia. Kartoitus on toteutettava suunnitelmallisesti, tasapuolisuus on pystyttävä osoittamaan ja tulokset on hyödynnettävä tarjouspyynnön laadinnassa.
Puutteellisen markkinakartoituksen vaikutukset
Riittämätön markkinaymmärrys johtaa helposti epäselviin tai virheellisiin vaatimuksiin, lisää muutoksenhaun todennäköisyyttä ja voi käytännössä kaventaa kilpailua jo ennen tarjousvaihetta.
3. Suorahankinnat ja sopimusmuutokset tarkemman arvioinnin kohteena
Hankintayksikön on kyettävä osoittamaan ratkaisujensa perusteet myös jälkikäteisessä tarkastelussa.
4. Osaamis- ja resurssipaine kasvaa
Useat selvitykset osoittavat, että monissa kunnissa ja julkisorganisaatioissa hankinta- ja sopimusosaaminen on rajallista ja asiantuntijapalvelujen käyttö on lisääntynyt.
Kasvavat osaamisvaatimukset
Uudistus edellyttää vahvempaa osaamista hankintalainsäädännön tulkinnassa, markkinakartoitusten suunnittelussa ja dokumentoinnissa, vaatimusten ja vertailuperusteiden laatimisessa sekä hankintapäätösten perustelemisessa. Puutteet näillä alueilla lisäävät virheriskiä erityisesti valmisteluvaiheessa.
5. Uudelleenkilpailutus ja EU-kynnysarvot
Tilanteissa, joissa avoimessa menettelyssä saadaan vain yksi tarjous, hankinta on lähtökohtaisesti kilpailutettava uudelleen, ellei poikkeamiseen ole erityisen painavaa perustetta.
6. Hankintojen osiin jakaminen
EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat on lähtökohtaisesti jaettava osiin pk-yritysten osallistumisen helpottamiseksi. Poikkeaminen tästä edellyttää dokumentoitua ja todennettavaa perustetta ja voi olla muutoksenhaun kohteena.
7. Yhteiskunnalliset ja taloudelliset näkökulmat
Vaikutus kilpailuun ja tehokkuuteen
Elinkeinoelämän näkökulmasta uudistus vahvistaa markkinoiden toimivuutta, lisää tarjousten vertailukelpoisuutta ja madaltaa uusien toimijoiden kynnystä osallistua kilpailutuksiin.
Kustannuspaineet ja operatiiviset riskit
Uudistus lisää valmistelutyön määrää ja hallinnollista kuormitusta. Riskit korostuvat erityisesti pienissä kunnissa ja kriittisissä palveluhankinnoissa, joissa virheellinen valmistelu voi johtaa viivästyksiin tai uusintakilpailutuksiin.
Valmistautumislista hankintalain uudistukseen
1. In house -hankinnat
2. Markkinakartoitus ja dokumentointi
3. Suorahankinnat ja sopimusmuutokset
4. Osaaminen ja resurssit
5. EU-kynnysarvot ja hankintojen osiin jakaminen
Yhteenveto
Hankintalain uudistus on sekä juridinen että toimintamalliin kohdistuva muutos, joka vaikuttaa hankintojen suunnitteluun, päätöksentekoon, dokumentointiin ja vastuunjakoon. Se lisää kilpailua, mutta edellyttää samalla systemaattisempaa ja ennakoivampaa lähestymistapaa.
Ne organisaatiot, jotka valmistautuvat ajoissa, pystyvät hallitsemaan muutokseen liittyvät riskit. Valmistautumattomuus johtaa usein reaktiivisiin ratkaisuihin ja kohonneisiin riskeihin.